管理者应该如何分配时间——思维框架

如何“定义”领导者的角色?更具体地说,领导者应该如何分配时间?

领导力很复杂。每个领导者都不同。他们有独特的风格、独特的背景和独特的方法。

此外,领导层也有不同的级别。你可能是一线经理、中层经理或高级主管。

由于增加了所有这些复杂性,您可能会觉得难以开展工作,也难以确定工作中最重要的事项。在本文中,我将列出一个简单的框架,您可以使用它来“思维框架”——即组织和优化您的时间,以最大限度地发挥您的角色价值。

领导力的三个垂直领域

无论您的角色、部门或行业如何,作为领导者,都需要关注角色的三个主要方面。我称之为领导力的“3P”:人员、流程和产品。

管理者应该如何分配时间——思维框架管理者应该如何分配时间——思维框架

人是任何组织的基石。没有人,组织就是空的。

“独自一人我们能做的事情太少了,团结起来我们可以做很多事情。” – 海伦凯勒

作为领导者,您应该关注组织内部和外部的人员。您应该努力为您的团队提供一个信任和归属感的环境,同时确保您从组织中获得最大价值以实现业务目标。根据具体情况,在与员工合作时,您可能需要扮演各种角色,包括教练导师、督导问题解决者

作为一名领导者,您应该问自己一些相关问题:

我如何才能提供一个信任且具有归属感的环境?哪些因素可以帮助我的团队全力以赴?我可以为我的团队提供哪些培训和发展机会,以便他们能够继续提升技能并成长?我如何才能确保我的组织实现差异化绩效,让表现最好的员工获得更高的奖励并更快成长?我如何才能建立一支高效的团队?我如何让我的团队对他们的角色和期望负责?

过程

如果你想知道一个组织是如何运作的,那就看看他们所采用的流程。我几乎把流程看作是“ X 光图像”,它可以帮助你窥视组织的内部运作。

“效率就是正确地做事;效力就是做正确的事。”——彼得·德鲁克

作为领导者,您需要同时运用两个杠杆——效率效力。您需要确保您的运营达到最佳状态,使用正确的资源完成正确的工作,并减少浪费。同时,您需要确保您的团队朝着正确的方向前进,并明确他们的目标。您需要帮助他们在前进的过程中确定优先事项并进行改进。您可以通过多种途径带领您的团队实现业务目标,而您的工作就是帮助他们找到最佳途径。

您应该问自己一些相关问题:

我是否以最优的方式利用我的资源(资源包括人力、资本、现金、时间等)?我的团队是否知道他们需要完成什么,以及什么能为我们的业务带来最大价值?是否存在阻碍团队有效执行的障碍和繁文缛节?我们是否拥有必要的自动化设施来最大限度提高效率?我们是否有机制通过 KPI、指标和仪表板来监控我们的效率和绩效?我们如何才能有效地做出决策,从而更快地向前迈进并产生更大的影响?

产品

作为一家企业,您的最终目标是为潜在客户打造和交付产品、平台或服务。在这里,我将更广泛地使用“产品”一词来指代上述任何一种。

“你的品牌形成的主要因素不是你的公司对自己说了什么,而是公司做了什么。”——杰夫·贝佐斯

作为领导者,你应该始终思考如何打造最好的产品,一款能够解决实际需求的产品。你需要关注你的客户或潜在客户,了解他们的需求和愿望,并不断创新。你需要随时了解机会、威胁和竞争对手。

您应该问自己以下一些问题:

我们的主要客户是谁?他们的需求和愿望是什么?我们如何才能提供客户所寻求的价值?我们如何衡量满足这些需求的成功?我们如何才能击败竞争对手,成为市场领导者?我们如何为客户提供最佳体验?我们如何才能扩大并留住忠实的客户群?我们如何才能更快、更好地交付价值?我们如何才能创新并在竞争中保持领先?

两层领导

现在我们回顾了领导力的 3P(即三个垂直),让我们将注意力转向领导力的两个(水平)层。每个领导者在其组织中都有特定的角色,并且他们在层级结构中处于某个级别。级别决定了他们的工作范围、影响力以及对组织的整体影响。

广义上讲,每个领导者都在两个“层”中运作,他们在每个层中花费的时间与他们在组织中的级别相关:战术战略

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战略

这是我见过的大多数领导者最薄弱的一点。许多领导者往往陷入日常策略中,而没有足够重视他们作为领导者可以做出的战略贡献。

作为领导者,您应该始终展望未来,并从战略角度思考您希望带领组织走向何方。您需要着眼于长期目标,衡量团队的优势和劣势,并密切关注需要做好准备的机会和威胁。您需要确保您的团队有路线图和前进的道路,并且您的决策应始终以长远眼光为导向。当您成长为更高级的领导角色时,这一点尤其重要。

作为战略领导者,您需要问自己的一些关键问题是:

我的组织的资源策略是什么?位置策略是什么?我缺少哪些技能,或者未来几年需要培养哪些技能?我们应该为未来几年制定什么样的路线图?我们如何才能长期提高组织的整体效率?我们现在和中期可以采取哪些措施?我们如何才能在未来的一年中发挥团队的优势并缩小弱点?我们今天可以进行哪些创新或新实验,以帮助我们更好地为未来技术和客户行为的进步做好准备?我们可以在短期至中期采取哪些措施来帮助我们实现长期组织目标?

策略

从根本上讲,作为领导者,你的职责就是完成工作。无论你有多聪明,你的组织有多创新,如果你不能交付成果,那么你就没有尽到自己的职责。

策略关乎当前和日常执行。这是你的底线。你需要确保自己能够实现为自己和团队设定的目标。尤其是一线和初级经理,他们大部分时间都在做这件事。

但这不仅限于一线经理。作为领导者,您需要了解团队在完成工作时可能面临的情况、压力和瓶颈。您需要不时介入,帮助他们解除障碍,提供指导,并帮助他们取得成功。您不能对正在发生的事情视而不见,并期望一切都完美无缺。

作为战术领导者,您应该问自己的一些关键问题是:

我今天需要关注的当前首要任务是什么?是否有需要我关注的客户升级问题?我今天可以做出哪些决定来解除团队或利益相关者的阻碍?我今天需要从团队获取什么信息?在哪里可以找到这些信息?我今天需要与我的团队分享哪些信息来帮助他们完成任务?我今天需要查看哪些仪表板来跟踪我们的业务 KPI、指标和系统性能?今天是否存在团队冲突或需要我注意的情况?

整合:6 框框架

领导工作很复杂。你经常会发现自己处于意想不到的境地,需要随机应变,做出决策来解除组织的障碍。
在本文中,我讨论了一个 6 框框架,我称之为“思维框”,任何领导者都可以采用它来为他们的角色建立一些结构。这可以帮助您更有意识地安排时间,并从所花费的时间中获得最大价值。

这 3 个垂直领域是:

人员:确保你所领导的人、你所管理的利益相关者的福祉,同时让他们对自己的角色负责流程:确保你的组织在“如何”完成工作方面既高效又有效产品:确保你正在构建最好的产品/平台或服务,让你的客户满意,并帮助你推动组织的业务成果

这两层是:

策略:确保你正在交付成果并完成工作。你了解并帮助你的团队处理日常情况、升级和决策战略:确保你有长远的考虑,并有意识地引导你的组织朝着长期业务目标前进

应用思维盒子

你可以通过以下方法使用思维框并将其应用到你的领导角色中:

首先,决定如何在 6 个方框之间分配时间。您应该使用您的目标和优先事项来帮助进行这种分配。您甚至可以与您的经理合作,以帮助您确定应该将时间花在哪些角色上。例如,您可以决定将 70% 的时间分配在战略层上,将 30% 的时间分配在战术层上。在每个层中,您都应该在 3P 垂直领域(人员、流程、产品)之间分配时间。其次,查看日历、待办事项列表以及下周或下个月的优先事项,并将它们与你的时间分配进行匹配。我喜欢在 Outlook 中用颜色标记会议,以指示它们属于哪个框,当我查看每周日历时,我可以直观地看到我的时间都花在了哪里。最后,定期检查你的时间分配。随着你的角色演变或业务需求的变化,优先级可能会随时间而变化。没有适合每个人的正确时间分配,但关键是要有意识地安排你的时间,并定期检查/评估。

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